Herramientas de Productividad: Características y Usos

 

Existen herramientas, que nos pueden ayudar a manejar adecuadamente nuestro tiempo y ser más productivos. Entre ellas, están las que se orientan a facilitarnos nuestras tareas u obligaciones diarias y otras para alcanzar objetivos personales o empresariales.

Revisaremos en base a esto, algunas consideraciones importantes respecto a la productividad y como la tecnología y el entorno digital, han logrado desarrollar herramientas interesantes que pueden utilizarse adecuadamente en los entornos emprendedores y empresariales actuales.

¿Qué es la Productividad?

Para el concepto de la Productividad existen diferentes enfoques. Desde el punto de vista de negocios, se entiende por productividad a la relación que existe entre la fabricación de un producto o servicio, respecto a los recursos que se utilizan para desarrollarlos, ya sea mano de obra, materiales, energía, entre otros.

Por ello, la productividad también suele estar asociada, desde el enfoque de la eficiencia y el tiempo, ya que mientras menos tiempo se invierta en lograr el resultado esperado, mayor será el carácter productivo y eficiente del sistema.

Finalmente, desde un enfoque emprendedor o empresarial, la falta de productividad puede generar pérdida de ingresos, que terminan debilitando o reduciendo los beneficios que se pueden obtener, poniendo un freno a que la idea emprendedora progrese o escale.

Se presenta a continuación un breve pero efectivo resumen en video realizado por Jesus Rodriguez Ortega, de la metodología GTD o Getting Things Done, del aclamado escritor en temas de productividad personal y laboral, David Allen, que explica los pasos a seguir para organizar nuestras actividades y utilizar las herramientas físicas y tecnológicas más idóneas para “Hacer que las Cosas Sucedan”.

¿Herramientas de Productividad?

Entendiendo la dinámica del GTD, se pueden tomar del video anterior, los principales pasos para determinar qué tipo de herramientas serían necesarias utilizar, logrando así los pasos definidos en relación a nuestras actividades y el tiempo disponible para realizarlas.

Los Pasos del GTD serían los siguientes:

1. Recogida de Información: se debe registrar en un sistema confiable, la información, actividades, tareas, ideas nuevas que lleguen a la mente.
2. Procesar la Información: Identificar dentro de todos los elementos registrados, cual es la secuencia de desarrollo de cada una de las actividades y su objetivo, es decir, cual es el siguiente paso que se debe hacer o cumplir, de manera secuencial, para lograr los objetivos planteados.
3. Organizar: Se debe organizar todo lo que se ha registrado y procesado según los criterios que resulten más convenientes, como trabajo, vida personal, hobbies, entre otros.
4. Revisar: Hacer una revisión ya sea diaria o semanal, de todas las cosas que se han recogido, procesado y organizado, para poder agendarlas en un calendario físico o digital.
5. Hacer las Actividades: con enfoque, concentración y sentido de urgencia, se procede a realizar las tareas agendadas, recordando que por el hecho de que seguirán apareciendo nuevas actividades, todos los pasos anteriormente descritos, se deben cumplir con regularidad, para que se puedan integrar al calendario, las tareas de acuerdo a su nivel de importancia y urgencia (Ver Matriz de Eisenhower).

Entendida esta dinámica, es claro entonces que son necesarias herramientas de productividad basadas en:

• Recopilación de Información
• Organización y Secuenciación de Actividades
• Calendarización y Manejo del Tiempo
• Ejecución y Chequeo de Actividades

Con esta clasificación, revisemos que herramientas existen alrededor del tema de la productividad, que ayuden a cumplir con los sencillos pasos del GTD.

Características y Usos de Herramientas de Productividad

Algo importante a acotar respecto a las herramientas de productividad a presentar, es que sus características siempre están vinculadas a los beneficios, tanto para los usuarios a nivel personal, como para cualquier empresa u organización, entre ellos:

• Automatización de tareas y proyectos.
• Reducción de la cantidad de trabajo repetitivo.
• Minimización en lo posible de los errores humanos (tanto de ideas como de cálculo).
• Maximización del tiempo disponible y efectivo.
• Adaptabilidad a las necesidades de los usuarios.

Con estas características en mente, vayamos a las herramientas y sus usos:

Recopilación de Información

Google Keep – [Pc] [App]

^{Herramientas de Productividad. Recolección de Información. Google Keep}

Dentro de la dinámica de productividad, Google ha desarrollado muchas herramientas potentes, entre ellas esta herramienta que permite hacer listas y tomar notas haciendo dibujos, guardar información relevante de la red, desde el móvil o la PC, apuntar rápidamente todo lo que se pase por la cabeza, graba y recibir recordatorios de voz que se transcriben automáticamente, con la posibilidad de compartir todo fácilmente con familiares, amigos y colegas vinculando su correo.

Pocket – [Pc] [App]

^{Herramientas de Productividad. Recolección de Información. Pocket}

 

Pocket permite guardar enlaces y artículos de utilidad para visualizarlos más adelante, instalando una extensión en el navegador web, que permite adicionar rápidamente al programa, cualquier web, PDF o infografía interesante, para compartir en los medios sociales. Se puede además, etiquetar enlaces y documentos para fines de organización, así como guarda las últimas historias, artículos, noticias, contenido deportivo y vídeos desde cualquier dispositivo, fuente o aplicación, permitiendo con audífonos o altavoces activados, pedirle a Pocket lea el contenido por ti.

Feedly – [Pc] [App]

^{Herramientas de Productividad. Recolección de Información. Feedly}

 

Feedly es una herramienta donde es posible visualizar los nuevos contenidos de todos los blogs, canales de youtube o portales de información que a bien se tenga añadir, creando con esto, una especie de revista con contenidos favoritos, que es posible compartir de forma sencilla en Twitter, Facebook y Pinterest. También es posible realizar un seguimiento de palabras clave, marcas y empresas, donde a final de cuentas, todo el contenido viene a sus manos en un solo lugar, en un formato limpio y fácil de leer.

Evernote – [Pc] [App]

^{Herramientas de Productividad. Recolección de Información. Evernote}

 

Evernote es una herramienta de productividad al estilo de un cuaderno, donde se pueden guardar notas, contenidos que se puedan ir encontrando por en la red, textos e imágenes, páginas web y audios, permitiendo su uso para trabajar en equipo o a través de otras aplicaciones. También es posible con Evernote compartir con quien se desee y sincronizar la herramienta en sus dispositivos, para que la información esté siempre a la mano.

Organización y Secuenciación de Actividades

Trello – [Pc] [App]

^{Herramientas de Productividad. Organización y Secuenciación de Actividades. Trello}

 

Trello es una herramienta de productividad muy intuitiva que permite hacer desde una lista de compras, hasta el desarrollo de negocios de alto crecimiento. En ella es posible configurar tableros con columnas, a los que se les pueden asignar diversas tareas, permitiendo que cada una de esas tareas, sea posible moverla a otras columnas o tableros con facilidad. También se pueden etiquetar las tareas con los nombres de otros usuarios para fines de delegación, marcando las mismas con colores o status una vez que se completan, realizar comentarios, adjuntar archivos, cargar fotos y videos y trabajar sin conexión. Es una lista de tareas ultra fluida y perfecta, para aquellos usuarios que prefieren hacer un seguimiento de las tareas de la manera más ágil.

Slack – [Pc] [App]

^{Herramientas de Productividad. Organización y Secuenciación de Actividades. Slack}

 

Slack es empleado como un chat para facilitar el trabajo en equipo de pequeñas y grandes empresas, con la finalidad de que se pueda generar una comunicación de forma ágil. Con esta herramienta es posible organizar salas o grupos pequeños y dentro de una sala es posible crear mini conversaciones más específicas con cada persona, para no entorpecer la lectura general de la sala. También permite enviar ficheros, hacer videollamadas a una persona en particular, tachar elementos de una lista de tareas pendientes, compartir y editar documentos, realizar búsquedas especiales en la base de datos de conversaciones del equipo, generar notificaciones, entre muchas otras funcionalidades.

Google Drive – [Pc] [App]

^{Herramientas de Productividad. Organización y Secuenciación de Actividades. Drive}

 

Tener la posibilidad de manejar adecuada y rápidamente los archivos necesarios en la nube digital es ya una necesidad, y Google Drive es la herramienta de productividad que lo hace posible con gran facilidad. Es un lugar seguro para todo tipo de archivos y permite tenerlos a mano en cualquier smartphone, tablet u ordenador. Los archivos guardados en Drive (vídeos, fotos, documentos, entre otros) tienen una copia de seguridad para que nunca se pierdan. Después de guardarlos, se puede invitar a otras personas a ver, editar o comentar cualquiera de los archivos o carpetas, asignando permisos de acceso, así como ver los detalles y actividades realizadas en el archivo, además de permitir el uso de la cámara de su dispositivo, para escanear documentos en papel y acceder a imágenes y a vídeos de Google Fotos.

Calendarización y Manejo del Tiempo

Google Calendar – [Pc] [App]

^{Herramientas de Productividad. Calendarización y Manejo del Tiempo. Google Calendar}

 

Google Calendar es una herramienta de productiva muy efectiva debido a que funciona como un calendario virtual desde donde pueden colocarse todas las citas o actividades pendientes de forma visual. Se integra con múltiples aplicaciones y se sincroniza en cualquier dispositivo. En ella se tienen varias formas de ver el calendario: vista (mes, semana o día) en un instante, así como la posibilidad de incluir automáticamente eventos de Gmail como las reservas de vuelos, hoteles, conciertos, restaurantes, entre otros. Tiene la disponibilidad de crear recordatorios, para ver las tareas pendientes al lado de los eventos y la creación de objetivos personales, en los que la herramienta buscará automáticamente un espacio para que puedan cumplirse.

RescueTime – [App]

^{Herramientas de Productividad. Calendarización y Manejo del Tiempo. Rescue Time para Android.}

 

Si se desea tener claro en qué se va el tiempo en el día a día, Rescue Time es la herramienta de productividad perfecta. Una vez instalada, registra los sitios y aplicaciones en los que se pasa tiempo en el celular y proporciona informes de productividad. Permite activar notificaciones para avisar el tiempo que se lleva en una misma actividad, bloquear las páginas que generan mayores distracciones, hacer tracking de cuánto se dedica al correo electrónico, a redactar en Google Docs (o Word) o a reuniones con clientes, entre otras cosas. Con la filosofía de “Perder menos tiempo y hacer más cosa”, Rescue Time es una excelente herramienta de administración del tiempo en Android, que proporciona información inteligente sobre cómo se distribuye el tiempo diariamente.

Todoist – [Pc] [App]

^{Herramientas de Productividad. Calendarización y Manejo del Tiempo. Todoist}

 

Todoist funciona como una herramienta de productividad organizada en formato lista, ayudando literalmente a sacar las tareas y preocupaciones de la cabeza, y crearlas en cualquier momento y lugar, todo sincronizado en tiempo real y en los dispositivos personales definidos (móviles Android, escritorio y navegador web), incluso cuando no se está conectado. Las tareas pueden ser organizadas de 3 formas, Hoy, los Próximos 7 días, o por Bandeja de entrada (tareas a las que no se les ha asignado un proyecto). Además de crear proyectos, se pueden asignar subtareas, poner prioridades y otras opciones, con las que es posible hacerles seguimiento a todas las actividades definidas, desde cosas simples como las compras del supermercado, hasta los proyectos más ambiciosos. Se lee como una herramienta de Organización y Secuenciación, pero en el momento que activa automáticamente la calendarización bajo ciertos comandos, la hace doblemente efectiva.

Ejecución y Chequeo de Actividades

Office 365 – [Pc] [App]

^{Herramientas de Productividad. Ejecución y Chequeo de Actividades. Office 365.}

 

Office 365 es el producto de Microsoft que agrupa todos los programas de documentación (Word / OneNote), presentación (Power Point / Publisher) y cálculo (Excel / Access) de actividades. Además, tiene una increíble variedad de potentes funciones relacionadas con la gestión del correo electrónico (Outlook), el intercambio de archivos (SkyDrive) y las reuniones en línea (Skype). SkyDrive proporciona una excelente solución de almacenamiento en la nube para las empresas, mientras que Skype Empresarial permite que la comunicación en la web sea muy sencilla. Todo a lo que estamos acostumbrados, pero vinculado a la nube digital.

Google Docs – [Pc] [App]

^{Herramientas de Productividad. Ejecución y Chequeo de Actividades. Google Docs}

 

Dentro de las herramientas disponibles de Google, Google Docs permite trabajar en la nube en el desarrollo de Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones, Formularios y otras herramientas. Sólo se necesita tener una cuenta de Gmail y ahí mismo se desplegarán las opciones para crear notas, imágenes, cálculos y presentaciones y acceder a ellas desde cualquier ubicación y desde todo dispositivo.  Con ella es posible crear, editar y subir archivos en la Web con la seguridad de que no se perderán y que estarán al alcance de un click.

Canva – [Pc] [App]

^{Herramientas de Productividad. Ejecución y Chequeo de Actividades. Canva}

 

Canva es una herramienta de productividad útil para la ejecución de diseños atractivos y de poco tiempo de elaboración. Es Ideal para crear imágenes, infografías, portadas, logos, posters, tarjetas de visita, invitaciones para fiestas, editar imágenes, crear collages de fotos, flyers, folletos, curriculums, banners de cualquier tipo, frases motivacionales, memes y hasta historias de Instagram. Es posible usar Canva desde el computadora o dispositivo móvil y diseñar cuando se desee. Pero recuerde, si desea algo más profesional, en Rayram estamos para ayudarle.

Hootsuite – [Pc] [App]

^{Herramientas de Productividad. Ejecución y Chequeo de Actividades. Hootsuite.}

 

Hootsuite es una herramienta de productividad que ayuda a organizar las publicaciones en las redes sociales de una manera simple y efectiva. Tiene muchas funcionalidades, pero para ser más productivo, la programación planificada de publicaciones en redes sociales es su mayor ventaja. En Hootsuite es donde se decide cuándo y dónde publicar, ya que permite la gestión de múltiples perfiles sociales como Twitter, Facebook, Instagram y LinkedIn, con recepción de notificaciones opcionales de Twitter o Facebook cuando las personas mencionan su marca o palabras clave asignadas, acorte de enlaces con Ow.ly y desarrollo de informes análisis, entre muchas otras funcionalidades.

Por las actualizaciones de los algoritmos de algunos medios sociales, la gestión con este tipo de herramientas de programación está generando penalizaciones, además de los costos que implican sus licencias, por lo que la gestión profesional por parte de agencias digitales, seria lo mas conveniente si su empresa o emprendimiento gestiona alta cantidad de contenidos en diversas redes.

En base a todas estas herramientas de productividad, lo importante es conocer que es exactamente lo que necesita su organización, a fin de lograr mayor eficiencia y los mejores beneficios con la implementación de estas y otras herramientas en el mercado. Esto permitirá lograr que sus equipos de trabajo sigan el mismo camino, prioricen proyectos importantes y deleguen tareas hasta el logro de los objetivos. Recuerde que la mejor herramienta de productividad, es la que mejor se adapta a su negocio, a su equipo y a lo que éste necesita.

Con esta información, Rayram Creativity, busca dar soporte al ecosistema emprendedor y empresarial, con el fin de que sus participantes puedan proyectar de manera adecuada sus ideas y marcas, en la búsqueda de satisfacer las necesidades de sus clientes en el presente y el futuro.

Contáctenos al teléfono +1 (305) 709 4805 o a través de la ficha contacto para mayor información, sobre cómo podemos ayudarle en el desarrollo de diseños, contenido, imágenes y redes.